Capacitación Archivística

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México, D. F.
ESTA BITÁCORA ES INTEGRADA POR CONCEPTUALIZACIONES MEDULARES PARA CONTEXTUALIZAR Y GENERAR BASES FIRMES PARA LA MEJOR COMPRENSIÓN Y APRENDIZAJE DE AQUELLOS INTERESADOS EN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA.

LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS

JOSÉ GUADALUPE MEZA MARTÍNEZ
Licenciado en Archivonomía
Diseñador y Capacitador Certificado de Cursos de Capacitación
  
            El advenimiento de la informática con sus computadoras, son parte de la vida cotidiana de un ser humano medianamente culto, las tecnologías como la microeléctrica con sus circuitos, componentes de transmisión y codificación de datos aunados a las telecomunicaciones representadas por las comunicaciones satelitales, traen como consecuencia manipulación y distribución de la información, por lo que representan un carácter de importancia dentro de las Instituciones, quienes serán auxiliadas con esta herramientas y métodos que proporcionan la denominada tecnología de la información.

      La tecnología de información según lo definido por la asociación de la tecnología de información de América es “el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o dirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de aplicación y hardware de computadoras.”[1]  Se ocupa del uso de las computadoras y su software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar la información.

            Como consecuencia de la incorporación de estas tecnologías que proporcionan una infinidad potencial de comunicación, transmisión, recuperación de información y de disminución de tiempos, se obtiene el cambio tradicional de hacer las cosas, en efecto, tecnologías vinieron a revolucionar infinidad de actividades en beneficio de quienes hacen uso de las mismas, solo por mencionar algunos ejemplos, tenemos el uso cotidiano y globalizado de internet, transferencias electrónicas, inclusive la comunicación y transmisión de datos sin importar el lugar en donde se este, por eso el uso de estas tecnologías se han venido expandido gradualmente cambiando nuestra manera de proceder.

            Al apoyar nuestras actividades en las tecnologías de la información a través de un uso eficiente de las mismas, se adquirirán ventajas tangibles en beneficio de la Institución o de quien las utilice, es por eso que una de las premisas fundamentales para utilizar estas herramientas, es tener claro cuales son las actividades o procedimientos en los que pondremos en marcha estos beneficios, de esta forma se asegurará una ventaja constante, igualmente se debe observar como disponer alternamente de los recursos pues no siempre son permanentes las ventajas.

            En este sentido, es cierto que el uso adecuado y vigilado de estas tecnologías proporciona una herramienta para eficientar  la utilización de diferentes recursos, además permite producir una variedad más amplia de actividades en un menor tiempo. No obstante, esto no siempre garantiza que se obtengan resultados inmediatos, la implementación de las tecnología en una Institución requiere de mucho trabajo especialmente en la obtención los recursos financieros, materiales y humanos igualmente en los tiempos se debe de ser objetivo, pues una información errónea se reflejará al probar el sistema o en el momento de esperar resultados del trabajo realizado:

            En efecto, las tecnologías de la información están “transformando aspectos estrechamente relacionados con la tecnología base del soporte informativo, los métodos de producción y difusión del mensaje, los sistemas de almacenamiento de la información o los modos de acceso a la misma[2] diseñando un futuro que supone una ruptura radical en la forma tradicional que se han estado manejando las actividades, esto en algunos casos con repercusiones importantes en el mundo de la investigación y de la cultura.

            En ese contexto, limitado a la automatización a través de la utilización de medios tecnológicos, como lo son las computadoras tiene como principal objetivo, transferir tareas realizadas usualmente por personas a un sistema automatizado, el cual está compuesto por elementos operativo y de mando; el primero son los elementos que hacen que la máquina realice la operación deseada y el otro la tecnología programada, está se viene desarrollando desde el surgimiento de la revolución industrial, comenzando su aplicación en la industria textil, a través del tarjetas perforadas hasta la actualidad en cualquier proceso susceptible de ser remplazado o mejorado por máquinas industriales o computadoras.

            La implantación de tecnologías de la información en la producción en industrias o gestiones institucionales a tenido un crecimiento elevado, pues al ser aplicado un proceso de automatización correctamente, con la debida planeación y estudio previo, se obtienen beneficios tangibles, como son mejorar la calidad, reducir costos, minimiza la posibilidad de error humano, reduce el daño en las piezas por manipulación, etc.

            Por otro lado, la implementación de sistemas de automatización, se pueden justificar entre otras cosas para mejorar la calidad de servicios y para estar a la par con el desarrollo de nuevas tecnologías, pero ésta sólo es viable si trae consigo beneficios económicos o sociales, en este sentido la “automatización de las técnicas archivísticas y de la descripción en especial ha sido el motor de arrastre para que la normalización pase de ser una aspiración a convertirse en una realidad con perfiles cada vez más nítidos[3].

            En el ámbito “archivístico internacional, la automatización a sido motivo de reuniones, seminarios y demás actividades de profesionistas preocupados por integrar la tecnología a la archivística, misma que ha ido creciendo pues la demanda de los historiadores e usuarios para acceder a los datos de documentos en soporte informático ha ido en aumento,”[4] así como las aportaciones que brindan las tecnologías aplicadas en los archivosentre otras a la Gestión de Documentos Administrativos, Descripción Archivística, Recuperación de Información, Cuadros de Transferencia Documental, Reorganización de espacio, Documentos Electrónicos, Digitalización de Imágenes, etc. No obstante, la innumerable susceptibilidad de procesos para automatizar, se debe de considerar que algunos aspectos exigen la existencia de consideraciones a la hora de implementar un proyecto de automatización, mismas que están sujetas al tipo de proyecto y a los objetivos, por ejemplo;

            En el caso de proyectos para documentación histórica en lo que atañe a la descripción  documental, se deberá de elaborar un sistema de recuperación interactivo, desde luego, que maneje la descripción documental de lo general a lo particular, preferentemente  adoptado a las necesidades de búsqueda de información y perfil por parte de usuarios, acceso, estado físico de la documentación y lo más importante instrumentos de descripción normalizados (catálogos, inventarios, índices, etc.) que son la alimentación del sistema.

            En este mismo sentido, el uso de las tecnologías dentro de un proyecto de automatización de un archivo se deberá realizar un estudio previo de las necesidades del propio archivo, tomando en cuenta los recursos económicos, la misión de la organización, tipos de tecnología que posea la organización, su infraestructura, especialistas, etc. Sin perder de vista el objetivo del proyecto pues de este dependerá su nivel de desarrollo.

            El autor Zapata Cárdenas, menciona que “antes de especificar la infraestructura, es imprescindible definir el tipo de proyecto de automatización y el nivel de desarrollo deseado, dependiendo de la complejidad del mismo, el tipo de tecnología a utilizar y su integración con otros sistemas corporativos[5]

Así el mismo autor menciona 4 tipos de automatización representados por los siguientes de niveles:


NIVEL MÍNIMO
NIVEL INTERMEDIO

Bases de datos
Descripción
Préstamo
Información de acceso, etc.


Bases de datos
Gestión de Documentos
Transferencia
Tablas de Retención
Descripción
Recuperación



NIVEL AVANZADO
NIVEL AVANZADO INTEGRADO

Documentos Electrónicos
Digitalización de Imágenes
Tecnologías de Última Generación
Red Satelital
Fibra Óptica


Bases de Datos
Documentos Electrónicos
Digitalización de Imágenes
Tecnologías de Última Generación
Red Satelital
Fibra Óptica
Internet.


      Es importante mencionar que la automatización esta integrada por, hardware, software, dispositivos de almacenamiento, redes, la digitalización, bases de datos, etc.,

            Cualquiera que sea el nivel, la automatización servirá para dar seguimiento de una manera electrónica a la demanda de información, además proveerá información interactiva en todo momento, de esta forma tendrán mayor tiempo los investigadores y usuarios para procesar y rescatar lo que sea de su interés.

            En el caso de una automatización de un archivo histórico, “se requiere forzosamente su actualización en lo que respecta a conceptos teóricos archivísticos, que se haga un balance retrospectivo de su trayectoria y del trabajo archivístico desarrollado en la documentación a lo largo de sus años de existencia[6]

            A manera de conclusión, podemos enfatizar que la automatización, constituye sólo una herramienta para las actividades de un archivo que debe incorporarse de manera razonable a las mismas, esta inserción debe de estar elaborada en plena interacción entre directivos, archivistas e informáticos, así como personal operativo.

            Cabe mencionar que el objetivo de la automatización es “agilizar la consulta de los acervos documentales y normalizar los procedimientos de descripción y publicación de los datos contenidos en los documentos”[7].


[1]Webster, frank, y Robins, Kevin.  Análisis de Tecnología de la Información. Norwood, USA, 1986, p. 104
[2] LOPEZ YEPES Alfonso, Documentación informativa: sistemas, redes y aplicaciones, Madrid : Síntesis, 1997. p. 23
[3] CRUZ MUNDET, José Ramón, op. Cit. p. 256
[4] Ibídem, p. 259
[5] ZAPATA CÁRDENAS, Carlos Alberto. La automatización de archivos: algunas consideraciones para la estructuración de proyectos informáticos en archivos, en: Biblios: Revista Electrónica De Bibliotecología, Archivología y Museología, [en línea]. consultado [03 de octubre 2008]. Disponible En:  http://www.r020.com.ar/paperlandia/detalle.php?id_handler=870
[6] LIRA SORIA, Enrique. La automatización de los archivos históricos como parte de la planeación archivística.  En: teoría y práctica archivística IV. UNAM, 2004. P. 38
[7] ARCHIVO HISTORICO DE LA UNAM, Op. Cit. P. 96