El documento de archivo se refiere al resultado de una acción y es definido por distintos autores como aquel que el producido y/o recibido por institución o individuo durante la trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento de sus objetivos y conservado como prueba e información, es decir, su finalidad es cumplir con alguna gestión.
Por su parte en el Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles, lo define como el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
En este mismo orden de ideas, la conceptualización de documento de archivo se hace más extensa a cualquier expresión testimonial de lenguaje, forma o soporte distinto (oral, escrita, textual, gráfica, manuscrita, impresa, codificado, sonora, imagen y electrónica, etc.), que además tenga elementos diferenciadores, es decir que sea de carácter seriado (documentos que se producen como resultado de una actividad repetitiva y que con el tiempo confirman las series documentales) la génesis (es decir que sean propios del organismo o institución que los produjo) y de carácter seriado (que su información sea única y exclusiva).
En este sentido como resultado de un acto administrativo, jurídico, fiscal, etc. en el ejercicio de las facultades y actividades de alguna dependencia o entidad cumplen con un cometido y por lo tanto requiere de un tratamiento que refleje los principios y métodos archivísticos, es por eso que los documentos de archivo son administrados por medio de la teoría del ciclo vital del documento, en la cual se asienta que estos atraviesan por tres fases de acuerdo a su uso, valor y ubicación: estas son la fase activa, semiactiva e inactiva, y que a cada fase le corresponde un archivo especifico ya sea archivo de trámite, concentración o histórico, mismos a los que se sujetarán para tratamientos archivísticos especializados tanto mecánicos como intelectuales. De tal forma que constituyan parte de un todo, es decir, un conjunto orgánico de documentos, cuya finalidad es poner al servicio la información contenida en los mismos a cualquier persona para indeterminada actividad.
Parte importante de los documentos de archivo son sus valores documentales mismos que tienen una estrecha relación con la teoría del ciclo vital, estos valores denominados primarios y secundarios se deben identificar durante una valoración documental que se da en el archivo de concentración. Cabe mencionar que los valores primarios son el valor administrativo, fiscal, legal y contable y los valores secundarios son el evidencial, testimonial e informativo.
Cabe mencionar que las características internas y externas, hacen referencia a la estructura del documento y su soporte respectivamente.
Cabe mencionar que las características internas y externas, hacen referencia a la estructura del documento y su soporte respectivamente.
